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Ein aufgeräumter E-Mail Posteingang spart Zeit und schont die Nerven!

Wer kennt ihn nicht – den vollen E-Mail Posteingang am Montagmorgen oder nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nach Urlaub oder Krankheit. Oftmals ist man sehr lange damit beschäftigt, sich in diesem Wust an E-Mails im Posteingang einen Überblick zu verschaffen. Oft kostet das wertvolle Zeit, die dann wieder an einer anderen Stelle fehlt. Und ich weiß wovon ich rede, denn als Personalmanagerin bekomme ich jeden Tag eine große Menge an Bewerbungen per E-Mail, mein Posteingang sieht dementsprechend aus. Es ist aber nicht zuletzt aus rechtlicher Sicht unerlässlich, ein Archiv anzulegen, in dem Bewerbungen oder sonstiger Schriftverkehrs sicher abgelegt und auch schnell wieder gefunden werden kann. Es kann sein, dass ein Bewerber aufgrund der neuen Gesetzgebung (allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) Klage gegen eine abgelehnte Bewerbung einreicht. In diesem Falle ist man auf eine lückenlose Dokumentation angewiesen, um den Fall klären zu können. In anderen Abteilungen herrschte in meiner Firma auch z.T. große Unsicherheit, welche E-Mail für die Revision relevant sein könnte. Es reicht nicht, die E-Mail im Posteingang bzw. im Archiv irgendwo abzulegen, es bedarf nicht zuletzt in Anbetracht der Menge an Daten einer ganzheitlichen Kommunikationslösung für den Posteingang samt Archiv.

Ein professionelles Archiv für E-Mails sorgt für Transparenz und Sicherheit

Innovative Lösungen für den Posteingang und das E-Mail Archiv sorgen dafür, dass gesetzliche Anforderungen und innerbetriebliche Standards eingehalten werden können. Und für Unternehmen zahlt sich eine solche Investition mit Sicherheit aus, denn Kunden und auch Bewerber sind sehr zufrieden, wenn sie schnell eine Antwort bekommen und man sie mit Informationen aus früheren Kontaktanfragen versorgen kann. Moderne Systeme können selbständig Klassifikationen vornehmen, was natürlich auch die Mitarbeiter nachhaltig entlastet und so insgesamt für mehr Produktivität sorgen kann. Ich bin jedenfalls froh, das Bewerbermanagement aufgrund der intelligenten Archiv Lösung sehr effizient managen zu können. Der unübersichtliche Posteingang gehört der Vergangenheit an.

Es lohnt sich, nach innovativen IT-basierten Lösungen Ausschau zu halten

Ich kann jedem, der sich Stress ersparen will und Kommunikationsprozesse schnell verbessern will, nur einen Besuch der Seite http://www.ser.de empfehlen. Hier finden sich nicht nur in Bezug auf das Thema E-Mail (Posteingang, Archiv) viele nützliche Hinweise, sondern auch viele weitere professionelle Tipps zu effizienten IT Business Anwendungen. In unserem Unternehmen jedenfalls haben sich die Prozesse dadurch wesentlich vereinfacht und bei der Revision wird nun die vorbildliche Archivierung ausdrücklich gelobt.